Inicialmente, gracias por decidir leer nuestra publicación. Compartiremos tres consejos que desde nuestra experiencia en el sector resultaron fundamentales al momento de diseñar presupuestos de gastos realistas y que esperamos sean de gran utilidad en la gestión de tus proyectos.
Consejo 1: Identificar Gastos Fijos y Variables
Es esencial diferenciar entre gastos fijos y variables. Los gastos fijos son aquellos que permanecen constantes independientemente de la magnitud del proyecto. Por ejemplo, una compañía de danza alquila una bodega que acondiciona para ensayar, dar clase y presentar sus espectáculos, dicho alquiler tendra que pagarse mes a mes sin importar la cantidad de ensayos, clases o espectáculos que se presenten en el año o el tiempo establecido.
Por otro lado, los gastos variables fluctúan según las necesidades específicas del proyecto. A mayor dimensión del proyecto, mayor el gasto que se debe realizar y viceversa. En un espacio cultural, un ejemplo de gasto variable puede ser la impresión de boletería, pues a mayor cantidad de presentaciones, mayor cantidad de público y mayor cantidad de impresiones. Al identificar y categorizar estos gastos, se obtiene una visión clara de la distribución del presupuesto y se evitan sorpresas financieras.
Consejo 2: Organizar Gastos por Grupos o Categorías
La planificación y el orden son claves en la gestión cultural y al organizar cada gasto por grupos o categorías, se facilita la identificación de las áreas prioritarias para invertir recursos. Por ejemplo, agrupar los gastos relacionados con la promoción y publicidad en una categoría permite identificar y gestionar cuánto se destina a la visibilidad del proyecto. Otro ejemplo podría ser agrupar los gastos de producción técnica (iluminación, sonido, video, etc.) en una categoría específica para identificar cual es el rubro que dispondremos en las necesidades técnicas de nuestro proyecto.
Esta clasificación no solo simplifica la toma de decisiones, sino que también permite asignar de manera eficiente los recursos, asegurando que cada aspecto del proyecto reciba la atención necesaria.
Consejo 3: Incluir Todos los Descuentos e Impuestos que asume el proyecto
El tercer consejo, y posiblemente uno de los que más nos ha ayudado, es incluir los descuentos e impuestos al diseñar el presupuesto. Aunque es fácil pasarlos por alto, los descuentos pueden impactar significativamente en la gestión del proyecto. Un descuento del 5% puede parecer muy poco, pero puede significar que debas descontar el 5% de los honorarios y eso definitivamente impactaría negativamente la gestión del proyecto.
Para esto es necesario saber qué tipo de personanería jurídica haz elegido para el proyecto. En el contexto colombiano, por ejemplo, podemos asumir proyectos como persona natural, como entidad sin ánimo de lucro o como empresa con enfoque lucrativo. Los descuentos e impuestos son distintos para cada cúal.
Es fundamental considerar estos descuentos al calcular los costos finales pues se garantiza que el presupuesto refleje de manera precisa los recursos que se podrán ejecutar y evita sorpresas desagradables durante la implementación del proyecto. Recuerda, la transparencia en las finanzas es clave para el éxito cultural.
Finalmente, para aquellas personas que continuaron leyendo hasta aquí, un consejo extra: siempre tengamos en cuenta los imprevistos. Incluye en el presupuesto un rubro entre un 10% y un 15% destinado a hacer frente a situaciones inesperadas. Un cambio de locación de último minuto, problemas técnicos imprevistos, un descuento no contemplado, o ajustes de último momento. Estar preparado para estos imprevistos garantiza la flexibilidad necesaria para adaptarse y superar los obstáculo financieros que se presenten.
Estos son algunos de los consejos que queremos compartir, sin embargo existen otros aspectos a tener en cuenta los cuales compartiremos y profundizaremos más adelante. De la misma, ten en cuenta que todos los proyectos son distintos y que cada experiencias de gestión es un mundo nuevo, por lo cual no te cases con una sola información, explora, indaga hasta que te sientas a gusto con el diseño de tus presupuestos. Déjanos saber qué piensas en los comentarios…
Mano Negra S.C Consultoría Cultural 